Å sikre tilstrekkelig bemanning som dekker pasientenes omsorgsbehov, er en økende utfordring i spesialisthelsetjenesten (1). Sykepleiernes arbeidsbelastning og pasientenes behov for pleie påvirker kvaliteten på helsetjenestene. 

Studier (2, 3) viser at god bemanning påvirker både pasientsikkerhet og behandlingsresultater. God bemanning henger blant annet sammen med lavere dødelighet i sykehus (4), kortere liggetid (5) og bedre ivaretakelse av pasientens pleiebehov (6). Riktig bemanning reduserer kostnader, forbedrer pasientopplevelsene og øker trivselen blant ansatte (3). 

Pleiebehovet til pasienter som er innlagt på somatiske avdelinger, må ses på som en del av pasientsikkerhet og kvalitetskultur (7). Samtidig kan det være utfordrende for ledere å sikre bemanning som samsvarer med pasientenes faktiske behov, blant annet fordi det mangler gode systemer for å vurdere pleiebehovet (3). 

Sykehus tar i bruk verktøy for å måle pleietyngde

I dag bemannes de fleste sykehus etter fordelingsnøkler basert på årsverk per seng, noe som ikke nødvendigvis tar høyde for pasientenes varierende behov for pleie og behandling (8). De siste årene er det derfor utviklet ulike verktøy for å kategorisere pleietyngde (9, 10).

Et pasientklassifiseringssystem grupperer pasienter ut fra hvor mye sykepleie de trenger, slik at bemanningen kan tilpasses bedre. Systemet kan bygge på eksisterende kategorier, som diagnoserelaterte grupper, eller på vurderinger av pasientens alvorlighetsgrad og grad av avhengighet (11). 

Hensikten med et slikt system er å gjøre det mulig for pleiepersonalet å kartlegge endringer i pasientenes omsorgsbehov. Et fullt operativt system inkluderer vurdering av pasientens pleietyngde, sykepleierens arbeidsbelastning og hva som er optimal bemanning, og gir samtidig en metode for å overvåke pleietyngde over tid (10). 

AVOS skal gi bedre oversikt over pasientenes pleiebehov

I 2019 utviklet Sørlandet sykehus HF et pleiekategoriseringsverktøy for å vurdere pleietyngde hos inneliggende pasienter ved somatiske avdelinger: AVOS (Avansert vurdering av omsorgsbehov i sykepleie). Bakgrunnen var at ansatte opplevde økt pleietyngde og høyere arbeidsbelastning, og det oppsto et behov for et system som kunne gjenspeile den erfarte pleietyngden. 

Ledere etterspurte et verktøy som kunne bidra til å sikre riktig bemanning basert på erfarte behov. Systemet måtte være intuitivt, brukervennlig og gi en nøyaktig oversikt over pleietyngden. 

En pilotversjon ble implementert ved tre kirurgiske sengeposter. Den besto av et skåringskjema der pasientenes pleiebehov ble vurdert ut fra ulike kategorier. 

I denne fagartikkelen beskriver vi den videre utviklingen, utprøvingen og implementeringen av AVOS på somatiske sykehusavdelinger ved Sørlandet sykehus.

Prosjektgruppen kartla praksis og videreutviklet verktøyet

I 2020 etablerte sykehuset en prosjektgruppe med representanter fra ulike somatiske avdelinger, inkludert sykepleiere, ledere og tillitsvalgt. Gruppen fikk faglig støtte fra rådgivere og teknisk bistand fra klinisk IKT-avdeling, og det ble etablert samarbeid med enhet for virksomhetsdata. 

Prosjektgruppens mandat var å videreutvikle AVOS til et robust vurderingsverktøy med høy grad av nøyaktighet og konsistens på tvers av avdelinger og pasientgrupper. I tillegg skulle de legge til rette for videre implementering ved alle somatiske sengeposter på sykehusets tre lokasjoner. 

Gruppen gjennomførte systematiske litteratursøk og kartla praksis ved andre sykehus, både nasjonalt og internasjonalt. De så særlig på struktur, implementering og effekt av eksisterende systemer for pleiekategorisering.

Tilpasning til lokale forhold ble vurdert, og resultatene ble diskutert i to workshops. IT-avdelingen bidro med vurdering av ulike digitale løsninger. 

Prosjektgruppen prioriterte brukervennlighet

Gruppen la vekt på at AVOS skulle være enkelt, intuitivt og ha få variabler. Dette var i samsvar med funn fra blant annet Perroca og Ek (12), som viser at omfattende og komplekse systemer ofte gjør det vanskelig å lykkes med implementering. 

Systemet skulle også være ressursbesparende, både ved innføring og videre bruk. Prosjektgruppen hadde jevnlige møter for å sikre fremdrift, og medlemmene hadde ansvar for å holde sine avdelinger oppdatert underveis.

Arbeidet med å videreutvikle AVOS inkluderte både kvantitative og kvalitative vurderinger, blant annet knyttet til behov for overvåkning, medisinske tiltak og pasientens grad av selvstendighet. 

Pilotversjonen ble revidert etter tilbakemeldinger, med særlig vekt på brukervennlighet og fleksibilitet. Målet var at skjemaet skulle kunne brukes av ulike yrkesgrupper uten behov for omfattende opplæring.

Skåringssystemet ble tatt i bruk ved alle avdelinger

Fargebruken på skåringskjemaet (se figur 1) ble justert for å gjøre det mer lettlest, samtidig som trafikklyssystemet ble beholdt. Det ble også lagt til et eget felt for pasienter som trenger én-til-én-oppfølging, tilsvarende ressursbruk som ved kontinuerlig tilsyn. 

AVOS ble deretter testet ut på fire nye sengeposter. Etter en ny evaluering ble systemet tatt i bruk ved de resterende somatiske sengepostene. 

For å sikre riktig og lik bruk av skåringssystemet ble det utviklet en opplæringspakke med retningslinje, opplæringsvideo og en PowerPoint-presentasjon. Ressursene ble gjort tilgjengelige for alle ansatte i sykehusets interne kvalitetssystem. 

Alt helsepersonell fikk omtrent én time opplæring, med vekt på hvordan skåringskjemaet brukes, og gjennomgang av kasuistikker. Lederne ble oppfordret til å utpeke ressurspersoner i egne avdelinger for å sikre videre oppfølging og opplæring av nyansatte.

Skjemaet vurderer pleiebehov gjennom flere kategorier

Skjemaet består av én hovedkategori og flere underkategorier. Hovedkategorien beskriver hvor mye hjelp pasienten trenger til personlig hygiene, og skåres fra 1 til 3 poeng. 

Underkategoriene omfatter behov for smertelindring, mobilisering, sykepleiefaglige prosedyrer, veiledning, verdier fra National Early Warning Score (NEWS2), kognitiv status samt administrativ planlegging og koordinering. Disse underkategoriene vurderes med en skår fra 1 til 4 poeng. 

Til slutt summeres hovedkategori og underkategorier til en totalskår, som gir et samlet uttrykk for pasientens behov for sykepleie. 

Skjemaet skal gjenspeile sykepleiernes arbeidshverdag

Et egenvurderingsskjema ble utviklet for å kartlegge hvor stor pleietyngde sengepostene kan håndtere ut fra den bemanningen de har i budsjettet. Tradisjonelt har man beregnet pleietyngde og kapasitet ut fra hvor mye tid ulike oppgaver tar. 

Et alternativ er PAONCIL-metoden, som bruker ulike variabler for å måle hva som påvirker arbeidsdagen, og i hvilken grad sykepleieren har hatt tid til å ivareta pasientens behov (13). 

I dette prosjektet ble samme metodiske tilnærming brukt i utviklingen av egenvurderingsskjemaet. Det ble valgt ut variabler som løfter frem oppgaver som er viktige for helhetlig og forsvarlig pasientbehandling, og som gjenspeiler de faktiske arbeidsoppgavene i løpet av en vakt. 

Egenvurdering og analyse gir bedre beslutningsgrunnlag

I en periode på fire uker fyller alt pleiepersonell ut egenvurderingsskjemaet i en spørreundersøkelse. Her vurderer de arbeidsdagen og om de har hatt nok ressurser til å få gjort alle oppgavene. 

Deretter analyseres resultatene fra egenvurderingen for å finne hvor mange pleiepoeng som er optimalt for hver pleier. Dette regnes så opp mot postens bemanningsplan, og man fastsetter en terskelverdi for hvor mange pleiepoeng den enkelte avdeling kan håndtere med normal bemanning. 

Terskelverdiene for pleietyngde per sengepost blir publisert på sykehusets intranett, sammen med informasjon om sengebelegg og faktisk pleietyngde på innlagte pasienter. Dataene oppdateres hvert tiende minutt og gir ledere et sanntidsbilde som gjør det mulig å ta raske og godt informerte beslutninger om bruk av ressurser.

Erfaringer viser at AVOS er et nyttig verktøy i praksis

Erfaringer og tilbakemeldinger fra helsepersonell og ledere som bruker AVOS, tyder på at systemet har stor nytteverdi og kan brukes aktivt i ressursstyring, både på overordnet nivå og på den enkelte sengepost. Når man får en kontinuerlig og presis oversikt over arbeidsbelastningen og ressursbehovet, blir det lettere å justere bemanningen og forbedre pasientbehandlingen (8). 

Flere av de andre systemene som ble vurdert, er mer omfattende. De krever mye opplæring, er mer krevende i bruk og er ofte lisensbasert. AVOS skiller seg fra disse ved å være enkelt og intuitivt, samtidig som det gir et bilde av den faktiske pleietyngden i sanntid. Det krever også lite ressurser å implementere, bruke og vedlikeholde. 

Dette støttes av intervjuer med brukere, som generelt rapporterer høy tilfredshet med systemet. De trekker særlig frem at det er et godt verktøy for å fordele pasienter og planlegge arbeidsdagen. 

Ledere opplever at systemet gir god beslutningsstøtte i den daglige driften. Dette gjør det enklere å sikre riktig bemanning ut fra pasientens faktiske behov og bidrar til å synliggjøre behovene bedre. 

Forskning og teknologi skal videreutvikle systemet

Det pågår studier for å undersøke systemets reliabilitet og validitet. Dette vil bidra til ytterligere videreutvikling av systemet og sikre et mest mulig korrekt bilde av pleietyngden.

Sykehuset har i tillegg utviklet et dashbord som blant annet viser historiske pleiepoeng, sykefravær og bruk av overtid. Dette skal på sikt brukes i budsjett- og bemanningsplanlegging. 

Det arbeides med å kople AVOS til elektronisk pasientjournal, slik at registrering kan skje automatisk. På sikt er målet å hente flere opplysninger direkte fra journalen for å få en mer objektiv vurdering av pleietyngde. Det er også behov for å strukturere opplæringen bedre, slik at alle ansatte bruker systemet på samme måte. 

Bred forankring og opplæring har vært avgjørende

Implementeringen har bestått av flere faser: planlegging, tilpasning, pilotering og full utrulling. Prosjektet har lagt grunnlaget for videre utvikling og utvidet bruk av systemet. 

Opplæringspakken og egenvurderingsskjemaet har styrket innføringen og sikret presise data til beslutningsstøtte. Samtidig har manglende kontinuerlig opplæring skapt utfordringer, noe som understreker behovet for en mer strukturert opplæring. 

Prosjektets suksess kan tilskrives at det ble initiert som svar på helsepersonells behov i en hverdag preget av økende pasientkompleksitet. Bred involvering fra ulike deler av organisasjonen og god forankring på alle nivåer – fra toppledelse til sengepost – har også vært avgjørende.

AVOS bidrar til bedre vurdering og fordeling av pleietyngde

Utviklingen og implementeringen av AVOS ved Sørlandet sykehus representerer et viktig skritt i arbeidet med å standardisere og forbedre vurderingen av pasienters pleietyngde på norske sykehus. 

På sengepostene bruker helsepersonellet pleiepoeng for å fordele pasienter, slik at arbeidsbelastningen blir jevnere. Systemet benyttes også aktivt av ledere i den daglige vurderingen av ressursbehov og bemanningsplanlegging.

Forfatterne oppgir ingen interessekonflikter.